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So läuft die E-Rechnung

Aus WGC-/SHB-Rechnungen (PDF) werden EN-16931-konforme E-Rechnungen (XRechnung 3.0 / ZUGFeRD 2.4). Diese Seite beschreibt den Ablauf, die eingebauten PrĂĽfungen und den aktuellen Stand.

XRechnung 3.0 ZUGFeRD 2.4 EN 16931 WGC · SHB
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Wozu das Tool dient

Das Tool ist eine Brücke für den händischen Rest: für Rechnungen, die manuell geschrieben werden oder aus Systemen ohne native E-Rechnung stammen. Der Standardprozess ab 2027 bleibt die direkte Erzeugung im jeweiligen ERP, bei der PDF und XML aus einer Quelle entstehen und kein manueller Eingriff nötig ist.

Rechtlicher Rahmen: Bei ZUGFeRD (PDF + XML) ist der strukturierte XML-Teil maßgeblich (BMF-Schreiben 15.10.2024) — weicht das sichtbare PDF davon ab, gilt das XML. Fristen: seit 01.01.2025 Pflicht zum Empfang, ab 01.01.2027 zur Ausstellung (Umsatz > 800.000 €), ab 01.01.2028 für alle.
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Der Ablauf — Ausgangsrechnung erstellen

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    PDF hochladen

    Die Rechnung als PDF in den Konverter ziehen. Die Vorschau erscheint rechts.

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    Automatische Erkennung

    Die Rechnungsdaten werden aus der Textebene ausgelesen. Bei gescannten PDFs ohne Textebene springt automatisch die Texterkennung (OCR) ein.

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    Daten prüfen & ergänzen

    Erkannte Felder kontrollieren und Pflichtangaben vervollständigen. Die Verkäufer-Stammdaten (Name, IBAN, USt-IdNr., Register) sind dabei gesperrt — Entsperren nur bewusst und protokolliert.

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    Automatische PrĂĽfungen

    Vor dem Export: IBAN-PrĂĽfziffer, USt-IdNr.-Format, Summenkonsistenz, Abgleich der SchlĂĽsselwerte gegen das Original-PDF und Selbstverifikation des erzeugten XML.

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    Exportieren

    XRechnung (reines XML), ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) oder direkt als Mail. Standardmäßig wird das PDF aus den Rechnungsdaten erzeugt — PDF und XML sind dann garantiert identisch und PDF/A-3b-konform. (Abschaltbar, um ein hochgeladenes Original-PDF einzubetten.)

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    Ablage & PrĂĽfpfad

    Der Export wird in SharePoint abgelegt und im Verlauf gespeichert — inklusive Prüfpfad (Quell-PDF-Hash, manuelle Änderungen, Prüfer).

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Eingebaute Sicherheiten

  • Gesperrte Stammdaten — Verkäufer-Kernfelder schreibgeschĂĽtzt.
  • IBAN-PrĂĽfziffer (mod-97) & USt-IdNr.-Format (EU/CH).
  • Summensperre — Netto + MwSt = Brutto, Gesamt > 0.
  • PDF ↔ XML-Abgleich — SchlĂĽsselwerte im Original-PDF gesucht.
  • Selbstverifikation — XML zurĂĽckgelesen und gegen die Anzeige geprĂĽft.
  • PDF aus Daten — Option fĂĽr garantierte PDF/XML-Gleichheit.
  • PrĂĽfpfad — Hash, Ă„nderungs-Diff und PrĂĽfer je Export.
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Eingang, Zugriff & Verlauf

  • XML → PDF — empfangene E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD-XML, CII oder UBL) in ein lesbares PDF umwandeln.
  • Zugriffssteuerung — Nutzer sehen nur ihre Gesellschaft (WGC und/oder SHB); Konfiguration ĂĽber den Reiter „Einstellungen" (Admin).
  • Verlauf — alle Exporte durchsuch- und filterbar, getrennt nach WGC / SHB.
  • Kein CDN — alle Bibliotheken lokal gehostet; keine externen Aufrufe, verarbeitet wird nur im Browser.
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Aktueller Stand

  • Live: Konverter (PDF → XRechnung/ZUGFeRD), XML → PDF, Verlauf, Zugriffssteuerung sowie alle PrĂĽf- und Integritätsmechanismen.
  • Live: Ablage in SharePoint inkl. PrĂĽfpfad; Mailerstellung direkt aus dem Tool.
  • Konformität: KoSIT + veraPDF grĂĽn (CI-geprĂĽft) — XRechnung/EN 16931 (KoSIT) und PDF/A-3b (veraPDF) werden bei jeder Ă„nderung automatisch validiert; alle Musterfälle bestehen.
  • Live: Power-Automate-Anbindung ĂĽber einen serverseitigen XML → PDF-Endpunkt (Azure Function, POST/GET per Function-Key, ohne M365-Login) — Antwort als PDF/A-3b.
Automatischer Eingangsrechnungs-Workflow (SharePoint + Power Automate)
Eingehende E-Rechnungen werden ohne manuellen Schritt in eine lesbare, archivfähige PDF-Fassung überführt:
  1. Die Eingangsrechnung (XRechnung-/ZUGFeRD-XML) landet in SharePoint.
  2. Power Automate erkennt die neue Datei und ruft den XML â†’ PDF-Endpunkt (Azure Function) per Function-Key auf.
  3. Der Endpunkt liefert ein PDF/A-3b zurĂĽck.
  4. Das PDF wird automatisch zur Rechnung in SharePoint abgelegt.
So entsteht zu jeder eingehenden E-Rechnung automatisch eine lesbare PDF-Fassung — ohne M365-Login und ohne manuelle Konvertierung.